基本上，我認為電子郵件是一項很好用的工具……有時候啦！特別是著眼於實用目的時。
比方說，如果會議時間改了，而我得通知15個人，這時候電子郵件就很好用，或是我想寄邀請函通知幾個朋友，請他們來參加雞尾酒會時。
如果要深入對話，我就不會覺得電子郵件很好用了。我甚至不會考慮用它來解決問題，因為很可能是拿油去救火，讓問題越燒越旺盛。
此話怎講？因為電子郵件無法傳達語氣，而我們已經知道，語氣有38%的影響力可以決定別人如何理解你的話。況且，電子郵件也無法傳達肢體語言，而肢體語言可是有55%的影響力。
因此，如果你用電子郵件，就只有7%的機會可以讓別人了解你的意思。機率這麼低，我可不會輕易冒險。
小心使用電子郵件
電子郵件另外一個麻煩是，它的立即性會讓人既草率又抓狂。
說草率是因為，當你們的溝通咻咻咻地往返非常快速順暢時，郵件內容很容易出現文法錯誤、錯字連連，你甚至可能透露太多私人事情，最後還不小心按下「全部回覆」。
說抓狂是因為，你寄出電子郵件卻沒收到回音，這時候很可能會告訴自己說，對方明明就已經看了信，為甚麼還不回覆？
這時候，坐立難安的你寄出了第二封，甚至第三封、第四封滿是猜疑語氣的電子郵件，也可能你會把先前收到的信再打開來看，搜尋信中有何蛛絲馬跡或急轉直下的訊息……不管是哪一種情況，往往都會再開啟惡性循環。
這不是好事。
因此，我希望、我懇求各位，把非實用目的的電子郵件，都視為未爆炸的地雷。
寫這類電子郵件時，不僅要檢查錯字和文法，可能的話先放進「草稿」資料匣裏，放個1小時或1天，或是寄給1位朋友，請他提供意見，不然就是寄給自己，看看自己打開信件時有何感受。
也可以給自己做一次身心檢查，問問自己：「我是不是肚子餓、生氣、寂寞或累了？」如果是，就別按下傳送鍵，因為寄出去肯定不會有好結果。以我親身的經驗來說，肚子餓會對大腦產生很糟糕的影響。
我曾經在雜誌上讀過：「你沒說出口的惡言，正是時間寄回來給你的情書。」
這句話對我很受用。寂寞時內心的支柱往往會崩解，而且我非常確定，我只要一疲累，智商就會明顯降低。這些都不是可以讓我呈現出最好一面的時候，我想你也是，所以請小心使用電子郵件。
縮寫、個性化？別鬧了！
電子郵件的立即性與方便性容易引發大家的惰性，但更讓我吃驚的是，還會造成大家更喜歡走捷徑。
好像馬上寄到對方信箱裏還不夠快似的，大家會希望確定自己寄出的信更快被讀取，所以開始採用縮寫，如再聊（ttyl = talk to you later）、大笑（lol = laugh out loud）、再見（c u soon = see you soon）、要走了（g 2 g = got to go），以及使用表情符號。萬一你就是喜歡用這些東西的人，拜託，請用在私人郵件上就好，商業往來書信別來這套。
不意外，我對所謂「個人化」的電子郵件也很有意見，就是那種背景五顏六色、字體也千奇百怪的郵件。
沒錯，這種郵件也許容易讓人留下印象，但也有可能適得其反。《金髮尤物》（Legally Blonde）裏女主角的履歷表不但是粉紅色的，上面還有香味，其實是個笑話。
我也請大家少用驚嘆號和全大寫字母，因為在英文裏，如果整個句子都用大寫字母，代表是提高音量大聲講這句。沒有人喜歡被大吼大叫，不管是當面還是在信裏都一樣。
——摘編自《下一秒就得拿出來的本事：上班的每一天都是績效抽考，你如何一直拿高分？》◇
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